Agora que você já fez a configuração inicial da sua conta, chegou a hora de conhecer as principais funções do Recruit CRM e entender como gerenciar todo o seu processo de recrutamento, do início ao fim. Esse guia vai te mostrar os módulos essenciais do Recruit CRM, explicando como cada um ajuda a simplificar sua rotina de contratação.
Use este guia quando:
Você é novo no Recruit CRM e quer aprender sobre as funções principais e navegação da plataforma.
Quer gerenciar candidatos, empresas, contatos, vagas e envios num único lugar.
Precisa fazer uma shortlist e compartilhar candidatos com clientes ou gestores.
Deseja acompanhar o desempenho de recrutamento usando dashboards, relatórios, negócios, colocações e faturamento.
Quer entender como funcionam as listas online de candidatos e por que é preciso ter um e-mail conectado.
Neste módulo de onboarding você vai conhecer as áreas-chave do Recruit CRM, incluindo Candidatos, Empresas, Contatos, Vagas, Submissão de Candidatos, Dashboards, Relatórios, Negócios, Colocações, Faturamento e Integrações. Também vai aprender a gerar e compartilhar Listas Online de Candidatos, criar Relatórios de Pesquisa Executiva e usar o envio de candidatos por e-mail, além de entender por que é obrigatório ter um e-mail conectado e verificado para compartilhar listas de candidatos online.
Esperamos que a configuração do app já esteja pronta. Se ainda não estiver, aqui tem um guia detalhado:
Agora vamos entender melhor como usar os recursos que vão facilitar sua vida :)
Candidatos
Depois de adicionar um candidato de alguma das formas disponíveis e você já estiver dentro do perfil do candidato, dá pra:
1. Ver todas as vagas às quais o candidato está associado na aba “Vagas Atribuídas”.
2. Ver todas as conversas por e-mail que teve com o candidato na aba “E-mails Relacionados”. Você também pode colocar esse candidato na lista negra (blacklist) ou ocultar seus e-mails dos outros membros da equipe.
3. Adicionar notas sobre o candidato e marcar colegas da equipe para que recebam uma notificação por e-mail.
4. Fazer ligações direto do navegador, podendo gravar a chamada e salvar no sistema.
5. Agendar reuniões, que enviam e-mail e convite de calendário para o candidato
6. Criar tarefas pra você mesmo, que ficam disponíveis numa sequência no link abaixo.
7. Enviar uma “Solicitação de Atualização de Perfil” pro candidato para receber as informações mais recentes dele.
8. Visualizar todas as vagas às quais o candidato já foi vinculado na aba “Histórico do Candidato” no perfil.
9. Ver todos os contatos que já receberam esse candidato na aba “Contatos Enviados” do perfil.
10. Relacionar um candidato a um contato.
11. Mesclar candidatos duplicados:
12. Optar por excluir candidatos de e-mails:
13. Gerar CVs formatados para candidatos:
Página de Lista de Candidatos
Ao acessar a página da lista de candidatos, você pode selecionar vários candidatos e realizar ações em massa como:
Atribuir a uma vaga
Enviar o formulário de atualização
Enviar e-mail em massa
Adicionar notas
Colocar em uma hotlist
Atualizar campos em massa
Apresentar para contatos
Excluir perfis
Usar o Resume Parser pra adicionar candidatos
Importar arquivos CSV ou XLS pro sistema
Busca avançada no Recruit CRM
Como o RecruitCRM é um ATS, ele tem uma Busca Avançada poderosa, juntando pesquisa booleana e filtros.
Você pode entender melhor nesse artigo:
Empresas
No perfil da empresa, você pode:
Ver todos os contatos / gestores de contratação ligados à empresa
Conferir mais informações da empresa
Adicionar campos personalizados no cadastro da empresa
Ver todas as vagas abertas da empresa, acessar os candidatos no pipeline e o gestor
responsável pela vaga
Ter acesso a todos os negócios associados à empresa
Vincular empresas “mãe” e “filha” entre si
Mesclar empresas duplicadas
Contatos
Você também pode criar perfis separados para todos os contatos/gestores de contratação e vinculá-los a uma empresa.
2. Assim como no perfil de candidato, você também pode ligar o perfil do contato a um candidato.
3. Dá pra descadastrar contatos dos e-mails.
4. Também é possível mesclar perfis duplicados de contato no sistema.
5. Você pode acessar as hotlists de contatos dentro do perfil do contato.
6. Assim como candidatos e empresas, dá pra adicionar notas internas, registros de chamadas, tarefas e reuniões para contatos também.
Vagas
Você pode criar e divulgar vagas direto no sistema. Assim, dá pra publicar as vagas no seu site e compartilhar em vários job boards.
1. Cada vaga criada no sistema tem uma URL única de candidatura. Dá pra customizar totalmente o formulário de candidatura
2. Ao criar a vaga, dá pra adicionar perguntas personalizadas para candidatos.
3. Você pode publicar todas as vagas abertas no seu site ou em Job Boards e receber candidatos direto no banco de dados.
4. Compartilhar vagas em redes sociais como LinkedIn, Twitter, Facebook etc.
5. Também temos integração com o Indeed pra divulgação de vagas:
6. E ainda integração com 5 job boards gratuitos pra você divulgar suas vagas
Envie seus candidatos
Depois de divulgar suas vagas em diferentes plataformas e vincular candidatos a essas vagas, você pode compartilhar os candidatos selecionados com seus contatos/gestores.
Dentro do sistema, existem três formas de fazer isso:
Envio de candidatos
Envio de candidatos
Por e-mail: Envia um e-mail para o gestor de contratação com uma grade dos candidatos e anexos.
Lista online de candidatos: Envia um link para o gestor de contratação com a lista de candidatos. Essa lista é enviada ao contato pelo e-mail cadastrado.
Relatório executivo: Com o recurso "Executive Search Report" dá pra criar um PDF personalizado com os candidatos e informações escolhidas, incluindo um resumo detalhado de cada um.
Aqui estão alguns artigos pra te ajudar a entender melhor:
Você também pode personalizar a lista online com a sua marca, logo da empresa e seu nome.
Os clientes também podem deixar feedback sobre o candidato direto na lista online. É só acessar o feedback na aba “Feedback do Cliente”.
Por que é obrigatório conectar o e-mail?
Com a última atualização, agora o Recruit CRM exige que sua conta de e-mail esteja conectada pra que seja possível gerar links de Lista Online de Candidatos. Isso serve pra garantir verificação de e-mail e evitar contas inválidas ou falsas afetando o sistema. Sem um e-mail conectado e verificado,os ícones pra gerar e compartilhar esses links (tipo o 'olho' e o 'quadrado') não aparecem.
Passos para gerar o link da Lista de Candidatos
Conecte sua conta de e-mail
Abra o Recruit CRM e vá nas configurações de e-mail.
Siga as instruções pra conectar e verificar seu e-mail.
2. Acesse o link da Lista Online de Candidatos
Com o e-mail conectado, é só usar os ícones da interface para gerar o link.
Se abrir um rascunho de e-mail automaticamente, pode fechar (clicando no 'X' no canto) sem enviar nada. O link fica salvo no sistema.
3. Compartilhe o link manualmente (Opcional)
Depois que o link for gerado, é só copiar usando o ícone disponível.
Compartilhe o link por mensagem direta, outro e-mail ou qualquer canal que quiser. Assim você tem flexibilidade pra enviar do jeito que preferir.
Como resolver se os ícones (Olho e Quadrado) não aparecem
Se você não estiver vendo os ícones pra gerar ou compartilhar a Lista Online de Candidatos, provavelmente seu e-mail não foi conectado ou verificado. Para corrigir:
Confirme se sua conta de e-mail está conectada nas configurações.
Se não estiver, reconecte e faça a verificação. Feito isso, os ícones voltam a aparecer e você poderá gerar e compartilhar o link normalmente.
Dashboard
Dentro do Recruit CRM, você tem vários relatórios no “Dashboard”. Lá é possível ver um panorama geral de todos os dados do sistema e personalizar a visualização do seu jeito.
Veja neste artigo como fazer isso:
Os relatórios disponíveis no dashboard são...
Os relatórios disponíveis no dashboard são...
1. Total de Candidatos
2. Total de Vagas
3. Total de Negócios
4. Pipeline de Candidatos por Vagas
5. Pipeline de Candidatos por Empresa
6. Pipeline de Candidatos por Dono do Candidato
7. Pipeline de Candidatos por Recrutador Atribuído
8. Relatório do Ciclo do Candidato
9. Relatório de Performance da Equipe
10. Tarefas e Reuniões
Relatórios no Recruit CRM
Você também pode gerar relatórios dentro do RecruitCRM:
Calendário / Tarefas e Reuniões
Depois de sincronizar seu calendário, você ganha uma área separada pra ver todas as suas “Tarefas e Reuniões” pendentes.
Também dá pra ver as tarefas numa fila, facilitando pra resolver tudo rapidinho.
Negócios
Depois de cadastrar empresas, relacionar vagas e colocar candidatos nelas, você pode acompanhar todas as oportunidades de receita na seção de “Negócios” do sistema.
Dá pra ligar um negócio a qualquer empresa, contato, vaga ou candidato. Assim, você tem uma visão do total de receita no pipeline, de negócios ganhos/perdidos e pode criar etapas para estimar valores mais reais.
Veja também como criar o pipeline de negócios e acompanhar suas oportunidades:
Seção de Colocações e Faturamento
Temos uma área separada de colocações e faturamento dentro do app.
Sempre que um candidato é colocado em uma vaga, ele é automaticamente movido para a seção de colocações e faturamento, onde você pode gerar a fatura.
Veja estes artigos para te ajudar a emitir cobranças:
Automação de workflow e integrações
Você pode integrar sua conta RecruitCRM com outros apps e plataformas para automatizar processos e fluxos de trabalho.
Saiba mais sobre Automação de Workflows & Integração do Recruit CRM.
Dicas e Macetes
Como ativar o Modo Escuro no Recruit CRM?
Como ativar o Modo Escuro no Recruit CRM?
Apesar do Recruit CRM não ter modo escuro nativo, existe uma solução para navegadores baseados em Chromium (Chrome/Brave).
Veja esse vídeo rápido ensinando:
Como transferir candidatos de uma vaga para outra?
Como transferir candidatos de uma vaga para outra?
Dentro da vaga, clique em “ver todos” no pipeline de candidatos. Na visualização em lista, selecione todos os candidatos e clique em “Atribuir para Vaga”.
Ao abrir a busca de vagas, pesquise pela vaga e clique em “atribuir”.
Como saber quando foi o último contato com um candidato?
Como saber quando foi o último contato com um candidato?
Você precisa criar um campo personalizado do tipo data.
Crie o campo aqui: Campos do Candidato
Depois, use a busca avançada pelo intervalo de datas para filtrar candidatos. O Recruit CRM também permite atualizar esses campos personalizados em massa, de tempos em tempos.
Como enviar arquivos de vários candidatos para um cliente estando no plano de equipe?
Como enviar arquivos de vários candidatos para um cliente estando no plano de equipe?
1. Primeiro, crie um campo personalizado do tipo arquivo.
a. Crie o campo aqui: Campos do Candidato
2. Depois, adicione o campo ao seu formulário de candidatura aqui: Formulário de candidatura
Basta ativar a visibilidade do campo usando o toggle
3. Se você está no plano business, ganha 5 campos de arquivo padrão que podem ser usados em cada vaga pra guardar diferentes tipos de arquivo.
a. Veja o artigo:
4. Depois é só selecionar o campo personalizado e enviar pro cliente usando o link ao vivo.
Quer importar uma lista de candidatos via Excel e atribuir direto a uma vaga no Recruit CRM?
Quer importar uma lista de candidatos via Excel e atribuir direto a uma vaga no Recruit CRM?
Atualmente não tem como fazer isso direto.
Mas se você tem uma lista de candidatos para uma vaga específica, dá pra colocar todos numa hotlist na hora de importar.
Depois, é só atribuir em massa os candidatos dessa hotlist para a vaga desejada.
Como ranquear candidatos ou adicionar tags de habilidades?
Como ranquear candidatos ou adicionar tags de habilidades?
Se quiser ranquear, colorir ou associar tags de habilidades aos candidatos, basta criar campos personalizados pra isso.
Crie campos personalizados aqui:
Veja esse artigo com sugestões de valores para campos do tipo drop-down:
Conclusão:
Agora você está pronto para usar o Recruit CRM com confiança! Esse guia de onboarding mostrou as principais funções que vão te acompanhar no dia a dia do recrutamento, desde o gerenciamento de candidatos e vagas até o acompanhamento de negócios, colocações, relatórios e automações.
Use sempre que precisar consultar algum recurso e aproveite os artigos sugeridos para se aprofundar.
Se ficar com dúvidas ou precisar de ajuda, nosso suporte está sempre disponível pelo chat do aplicativo.
Bons recrutamentos! 🎉