Si vous souhaitez désactiver un utilisateur et réduire/annuler une licence payée afin qu'elle ne vous soit pas facturée dans le cadre de votre abonnement à Recruit CRM, suivez les étapes ci-dessous :
Remarque: la désactivation d'utilisateurs n'implique pas la réduction du nombre de licences achetées. Afin d'éviter d'être facturé pour les utilisateurs désactivés, vous devez réduire le nombre de licences/sièges achetés non utilisés.
Désactivation d'un utilisateur
1. Allez dans la section de gestion des utilisateurs à partir de vos paramètres d'administration.
2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite de l'utilisateur que vous souhaitez désactiver et cliquez sur "Désactiver".
3. Le système vous propose alors une fenêtre contextuelle avec les deux options suivantes :
Désactiver l'utilisateur et conserver la licence
Désactiver l'utilisateur et conserver la licence
En cliquant sur "Désactiver l'utilisateur et conserver la licence", vous désactivez l'utilisateur et il n'a plus accès à votre base de données. Cependant, cela ne vous permettra pas de mettre à jour votre abonnement et de réduire votre licence/siège payée en même temps.
De plus, vous serez toujours facturé pour la licence achetée non utilisée jusqu'à ce que vous réduisiez la licence après avoir désactivé l'utilisateur.
Si vous décidez de conserver la licence, vous pouvez alors inviter un nouvel utilisateur à la licence ou réactiver un utilisateur désactivé.
Désactiver l'utilisateur et réduire la licence
Désactiver l'utilisateur et réduire la licence
Ensuite, lorsque vous cliquez sur "Désactiver la licence d'utilisateur et de réduction".
A. Si votre rôle d'utilisateur a accès à la section Plans et facturation, le système vous redirigera vers la personnalisation de votre plan d'abonnement afin que vous puissiez réduire la licence payée non utilisée pour l'utilisateur désactivé.
Une fois que vous avez réduit la licence payante, elle ne vous sera plus facturée.
B. Si votre rôle d'utilisateur n'a pas accès à la section Plans et facturation, le système vous invitera à contacter le propriétaire de votre compte afin qu'il réduise la licence inutilisée avant le prochain renouvellement de l'abonnement et que vous ne soyez pas facturé à nouveau.
Remarque: si vous disposez d'une licence achetée qui n'est actuellement utilisée par aucun utilisateur, un message affichera le nombre de ces licences disponibles dans votre compte, en haut de la page de gestion des utilisateurs. À partir de là, vous aurez le choix entre deux options :
Invitation d'un nouvel utilisateur à utiliser les sièges disponibles" ou alternativement ;
Réduire le nombre de licences pour qu'il corresponde au nombre d'utilisateurs actifs.
Voyons maintenant comment vous pouvez réduire le nombre de licences payées afin de ne pas être facturé pour les licences que votre équipe n'utilise plus.
Réduire le nombre de licences/utilisateurs payants
1. Allez dans la section Plans et Facturation et allez sur "Voir le plan actuel" et cliquez sur "Modifier le plan actuel".
2. Diminuez ensuite le nombre d'"Utilisateurs totaux" du nombre que vous souhaitez réduire (par exemple, si vous souhaitez réduire 2 licences, diminuez le nombre d'"Utilisateurs totaux" de 2).
Vous pourrez également y voir le nombre de licences inutilisées, ce qui vous permettra de réduire le nombre correct de sièges pour toutes les licences inutilisées et de ne pas être facturé pour celles-ci lors de votre prochain renouvellement.
Remarque: vous ne verrez plus l'alerte/bannière relative aux licences inutilisées lorsque le nombre d'utilisateurs actifs sera égal au nombre de licences achetées sur votre compte.
3. Ensuite, cliquez sur Réviser la commande et vérifiez votre nouveau "Nombre total d'utilisateurs".
4. Maintenant, avant de "Mettre à jour le plan et payer", cliquez sur "J'accepte les conditions de service de Recruit CRM". Vous ne serez pas facturé pour cela puisque vous réduisez le nombre d'utilisateurs.
Voilà, c'est fait ! Maintenant, vous ne serez pas facturé pour l'utilisateur désactivé et les licences inutilisées lors de votre prochain renouvellement :)