Si vous souhaitez désactiver un utilisateur et réduire/annuler une licence payée afin qu'elle ne vous soit pas facturée dans le cadre de votre abonnement à Recruit CRM, suivez les étapes ci-dessous :
N.B : la désactivation d'utilisateurs n'implique pas la réduction du nombre de licences achetées.
Afin d'éviter d'être facturé pour les utilisateurs désactivés, vous devez réduire le nombre de licences/sièges achetés non utilisés.
Recruit CRM, comme tout autre produit SaaS, fonctionne sur un modèle d'abonnement prépayé. Et, conformément aux conditions de notre société, tous les abonnements Recruit CRM ne sont pas remboursables.
Vous pouvez vous référer au point 9.5 des conditions de Recruit CRM pour plus d'informations.
Désactivation d'un utilisateur
1. Allez dans la section de gestion des utilisateurs à partir de vos paramètres d'administration.
2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite de l'utilisateur que vous souhaitez désactiver et cliquez sur "Désactiver".
3. Le système vous propose alors une fenêtre contextuelle avec l'option suivante :
Si vous cochez l'option « Désactiver l'utilisateur et réduire la licence », votre abonnement sera automatiquement mis à jour et la licence sera réduite.
Par contre, si vous ne cochez pas l'option, vous désactiverez l'utilisateur afin qu'il n'ait plus accès à votre base de données, mais votre abonnement ne sera pas mis à jour et sa licence payante sera conservée. De plus, vous serez toujours facturé pour la licence achetée non utilisée jusqu'au moment où vous réduisez la licence après avoir désactivé l'utilisateur.
Si vous décidez de conserver la licence, vous pouvez alors inviter un nouvel utilisateur sur la licence ou réactiver un utilisateur désactivé .
Remarque : si vous disposez de licences achetées inutilisées , un message affichera le nombre de licences disponibles sur votre compte, en haut de la page Gestion des utilisateurs . À partir de là, vous aurez le choix entre deux options :
« Inviter de nouveaux utilisateurs » à utiliser les sièges disponibles ; ou alternativement ;
« Réduction du nombre de licences » pour correspondre au nombre d'utilisateurs actifs.
Voyons maintenant comment vous pouvez réduire vos licences payantes afin de ne pas être facturé pour la licence que votre équipe n'utilise plus.
Réduire le nombre de licences/utilisateurs payants
1. Allez dans la section Plans et Facturation et allez sur "Voir le plan actuel" et cliquez sur "Modifier le plan actuel".
2. Diminuez ensuite le nombre d'"Utilisateurs totaux" du nombre que vous souhaitez réduire.
Par exemple : si vous avez 10 licences et vous souhaitez réduire 2 licences, diminuez le nombre "d'Utilisateurs totaux" de 2. Ensuite, le nombre "d'Utilistateurs Totaux" sera 8.
Vous pourrez également y voir le nombre de licences inutilisées, ce qui vous permettra de réduire le nombre correct de sièges pour toutes les licences inutilisées et de ne pas être facturé pour celles-ci lors de votre prochain renouvellement.
3. Ensuite, cliquez sur Réviser la commande et vérifiez votre nouveau "Nombre total d'utilisateurs".
4. Maintenant, avant de "Mettre à jour le plan et payer", cliquez sur "J'accepte les conditions de service de Recruit CRM". Vous ne serez pas facturé pour cela puisque vous réduisez le nombre d'utilisateurs.
Et voilà ! Désormais, vous ne serez plus facturé pour l'utilisateur désactivé et les licences inutilisées lors de votre prochain renouvellement :)
Gestion des utilisateurs désactivés
1. Persistance des utilisateurs désactivés dans Teams
Les utilisateurs désactivés restent dans leurs équipes respectives même après la désactivation. Ils sont marqués d'une étiquette « Désactivé » à côté de leur nom dans la section d'édition de l'équipe.
2. Possibilité d'ajouter des utilisateurs désactivés aux équipes
Les utilisateurs désactivés peuvent toujours être recherchés et ajoutés aux équipes selon les besoins.
Une entrée « Journal d'audit » sera également créée chaque fois qu'un utilisateur désactivé est ajouté à une équipe. Cela inclut des détails tels que le nom de l'équipe et toutes les modifications apportées, fournissant une trace claire des actions à des fins de responsabilisation et de suivi.
3. Affichage du label « Désactivé »
L'étiquette « Désactivé » est affichée de manière visible dans différentes parties de l'application pour maintenir la clarté et la transparence, notamment :
Rapports (Tableaux) : Tous les rapports générés reflètent le statut désactivé des utilisateurs.
Rapports du tableau de bord : les tableaux de bord affichent le statut des utilisateurs désactivés dans les sections pertinentes.
Widget collaborateur : le statut des utilisateurs est visible dans le widget collaborateur pour une identification facile.
Pages d'affichage de liste et d'affichage détaillé : dans les vues de liste et de détail, les utilisateurs désactivés sont marqués en conséquence.
Les utilisateurs désactivés sont répertoriés au bas de chaque liste pour les différencier des utilisateurs actifs.
4. Persistance du fractionnement des accords
Les utilisateurs désactivés restent également partie prenante de toutes les transactions dans lesquelles ils étaient impliqués. Cela garantit que les données et les enregistrements historiques sont conservés avec précision.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs désactivés à de nouvelles répartitions de transactions si nécessaire, tout en préservant la flexibilité et la tenue de registres complets.