Dans Recruit CRM, vous avez la possibilité d'ajouter et d'associer des notes à toutes les entités (candidats, entreprises, contacts, emplois et affaires). Vous avez des restrictions sur la visualisation, la modification et la suppression des notes en fonction des rôles des utilisateurs.
Plan d'équipe :
Sur le plan d'équipe, le "rôle" de l'utilisateur détermine s'il peut visualiser, modifier ou supprimer les notes. La logique de base qui s'applique aux restrictions concernant les notes est la suivante : lorsque vous êtes en mesure de visualiser un enregistrement, vous pouvez y ajouter des notes. Mais vous ne pouvez pas supprimer une note, sauf si vous êtes l'administrateur ou le propriétaire du compte.
Voici les 4 rôles par défaut et les restrictions qu'ils imposent aux notes :
Propriétaire du compte : Le propriétaire d'un compte a accès à l'ensemble de la base de données. Il peut donc ajouter, visualiser, modifier et supprimer toute note associée à un enregistrement.
Administrateur : L'administrateur peut également ajouter, visualiser, modifier et supprimer toute note associée à un enregistrement.
Membre de l'équipe : Un membre de l'équipe peut seulement ajouter, modifier et visualiser toutes les notes mais ne peut pas supprimer les notes de la base de données.
Membre de l'équipe à accès restreint : Un membre d'équipe restreint peut uniquement ajouter et modifier des notes sur les enregistrements qu'il a ajoutés dans le système ou dont il est devenu le collaborateur. Il ne pourra pas supprimer de notes.
P.S. Cette configuration permet d'éviter les pertes de données dues à la suppression de notes.
Plan d'affaires :
Sur le Business Plan, le facteur déterminant pour ajouter, visualiser, modifier ou supprimer les notes dépend de l'autorisation du rôle attribué à l'utilisateur. En dehors des quatre rôles d'utilisateur par défaut, sur le Business Plan, vous pouvez créer de nouveaux rôles avec un accès personnalisé à la base de données.
L'article suivant vous aidera à le faire : Rôles personnalisés - Contrôle d'accès et permissions dans Recruit CRM.
La restriction sur les notes dépend des autorisations personnalisées que vous avez définies pour le rôle d'utilisateur pour chaque entité. Si un utilisateur a le droit de visualiser et de modifier "Tout", mais ne peut supprimer que "Propriété uniquement" dans le module candidat, il peut visualiser et modifier toutes les notes des candidats, mais ne peut pas supprimer les notes ajoutées aux candidats qui ne lui appartiennent pas.
En résumé, quelles que soient les autorisations d'ajout/modification/suppression sélectionnées pour une entité particulière (candidat/entreprise/contact/emploi/affaire), elles s'appliqueront à toutes les notes ajoutées aux enregistrements appartenant à ce type d'entité.
Dans les cas où la note est ajoutée à un candidat appartenant à l'utilisateur et associée à des enregistrements qui ne lui appartiennent pas, l'utilisateur peut toujours supprimer les notes de tous les enregistrements car il a le droit de supprimer l'enregistrement du candidat, qui était l'enregistrement principal où la note a été ajoutée.
J'espère que cela vous aidera :')