Si desea desactivar a un usuario y reducir/cancelar una licencia pagada para que no se le cobre en su suscripción de Recruit CRM, siga los siguientes pasos:
Tenga en cuenta que desactivar a los usuarios no implica reducir el número de licencias compradas.
Para evitar que le cobren por usuarios desactivados, debe reducir las licencias/asientos comprados no utilizados.
Además, Recruit CRM, al igual que cualquier otro producto SaaS, funciona con un modelo de suscripción prepaga. Según los términos de nuestra empresa, todas las suscripciones de Recruit CRM son no reembolsables.
Puedes consultar el punto 9.5 de los Términos y Condiciones de Recruit CRM para más información.
Desactivar a un usuario
Vaya a la sección de gestión de usuarios desde su configuración de administrador.
Haga clic en el icono del lápiz a la derecha del usuario que desea desactivar y haga clic en "Desactivar".
Ahora, el sistema le dará una ventana emergente con las siguientes dos opciones:
Si seleccionas la opción "Desactivar usuario y reducir licencia", tu suscripción se actualizará automáticamente y la licencia será reducida.
Si no marcas esta opción, estarás desactivando al usuario para que ya no tenga acceso a tu base de datos, pero tu suscripción no se actualizará y la licencia pagada se mantendrá activa. Además, se te seguirá cobrando por la licencia adquirida y no utilizada hasta que reduzcas la licencia después de desactivar al usuario.
Si decides mantener la licencia, puedes invitar a un nuevo usuario a ocupar esa licencia o reactivar a un usuario desactivado.
Nota: Si tienes licencias adquiridas no utilizadas, aparecerá un mensaje en la parte superior de la página de Gestión de Usuarios indicando la cantidad de licencias disponibles en tu cuenta. Desde aquí, tendrás dos opciones para elegir:
invitar a nuevos usuarios para usar los asientos disponibles o alternativo;
reducir el número de licencias para cambiar o ver el número de usuarios activos.
Ahora, veamos cómo puedes reducir tus licencias pagadas para evitar que se te cobre por las licencias que tu equipo ya no está utilizando.
Reducir sus licencias de pago/usuarios
1. Vaya a la sección de Planes y Facturación y vaya a "Ver plan actual" y haga clic en "Editar plan actual"
2. Luego, disminuya el número de "Usuarios totales" por la cantidad que desea reducir.
Por ejemplo: Si tiene 10 licencias y desea reducir 2 licencias, disminuya el número de "Usuarios totales" en 2. Entonces, los usuarios totales serán 8.
Aquí, también podrá ver la cantidad de licencias no utilizadas que tiene para que pueda reducir el número correcto de asientos para todas las licencias no utilizadas y no se le cobre por ellas en su próxima renovación.
Tenga en cuenta: no verá la alerta/banner de licencias no utilizadas una vez que el número de usuarios activos sea igual al número de licencias compradas en su cuenta.
3. Luego, haga clic en "Revisar pedido" y verifique su nuevo "Total de usuarios".
4. Ahora, antes de "Actualizar plan y pagar", haga clic en "Acepto los términos de servicio de Recruit CRM". No se le cobrará nada por esto ya que está reduciendo un usuario.
¡Eso es todo! Ahora, no se le cobrará por el usuario desactivado y las licencias no utilizadas en su próxima renovación :)
Gestión de usuarios desactivados
1. Persistencia de usuarios desactivados en los equipos
Los usuarios desactivados permanecen en sus respectivos equipos incluso después de ser desactivados. Aparecen marcados con una etiqueta de "Desactivado" junto a sus nombres en la sección de edición del equipo.
2. Capacidad de añadir usuarios desactivados a los equipos
Los usuarios desactivados aún pueden ser buscados y añadidos a los equipos según sea necesario.
Se creará una entrada en el "Registro de Auditoría" cada vez que un usuario desactivado sea añadido a un equipo. Esta entrada incluirá detalles como el nombre del equipo y cualquier cambio realizado, proporcionando un registro claro de las acciones para fines de responsabilidad y seguimiento.
3. Visualización de la etiqueta "Desactivado"
La etiqueta "Desactivado" se muestra de forma destacada en varias partes de la aplicación para mantener claridad y transparencia, incluyendo:
Reportes (Tablas): Todos los informes generados reflejan el estado de desactivación de los usuarios.
Informes del Panel: Los tableros muestran el estado de los usuarios desactivados en las secciones relevantes.
Widget de Colaboradores: El estado de los usuarios es visible en el widget de colaboradores para facilitar su identificación.
Vistas de Lista y Vista Detallada: Tanto en las vistas de lista como en las vistas de detalle, los usuarios desactivados están marcados de manera correspondiente.
Los usuarios desactivados se enumeran al final de cualquier lista para diferenciarlos de los usuarios activos
4. Persistencia en División de Acuerdos
Los usuarios desactivados también permanecen como parte de cualquier división de negocios en la que hayan participado. Esto garantiza que los datos históricos y los registros se conserven con precisión.
Además, puedes añadir usuarios desactivados a nuevas divisiones de negocios si es necesario, manteniendo la flexibilidad y un registro completo.