El primer paso para implementar con éxito cualquier ATS/CRM es migrar tus datos. Importar datos a Recruit CRM es extremadamente sencillo. Todo lo que necesitas hacer es cargar el archivo XLS o CSV con tus datos en el sistema.
Si tienes un archivo en formato XLSX, primero tendrás que convertirlo a XLS. |
Antes de importar un archivo, asegúrate de que tenga encabezados de columna . |
Si tu hoja de cálculo tiene columnas adicionales que no están disponibles en Recruit CRM, primero debes crear campos personalizados para asignar esas columnas al sistema. |
Los caracteres especiales como "<,>, & OR;" presentes en el archivo bloquean el código de importación. Debes eliminarlos antes de importar el archivo. |
No tenemos la opción de importar fotos de perfil al CRM. |
🗒️ ¿Cómo importar tu hoja de cálculo a Recruit CRM?
1. Ve a Candidatos / Contactos / Compañias y haz clic en la flecha desplegable en el lado derecho del botón "Añadir candidato/contacto/compañia".
2. Selecciona Importar CSV / XLS y cargue el archivo que desea importar
3. El siguiente paso crucial es asignar los campos de su archivo a los de Recruit CRM.
🗺️ ¡Mapea tus campos con plantillas!
🗺️ ¡Mapea tus campos con plantillas!
Asignar los campos de Recruit CRM a las columnas de su archivo CSV/XLS es fundamental para garantizar que la información de esas columnas se guarde correctamente en Recruit CRM.
Para facilitarte este proceso, hemos implementado una función que cubre este paso mediante la creación de plantillas de mapeo. Esto significa que no tendrás que mapear los campos manualmente cada vez que cargues un archivo, ya que tu ruta de mapeo se guardará en una plantilla.
Para guardar una plantilla de mapeo siga los siguientes pasos:
1. Cuando cargues un archivo y llegues a la etapa de mapeo de campos, asegúrate de que después de completar el proceso de mapeo, hagas clic en el botón "Guardar mapeo":
Te permitirá guardar los campos de mapeo como una plantilla. De esta manera, podrá seleccionarlos fácilmente cada vez que cargue un archivo, eliminando la necesidad de mapear manualmente los campos cada vez.
Si eliges la opción "Incluir la primera fila (encabezado) del archivo CSV o XLS", no podrás guardar la plantilla.
Esto se debe a que seleccionar esta opción indica que no hay columnas (nombres de columnas) disponibles para asignar, lo que hace que la plantilla no pueda identificar qué columnas asignar.
2. Al cargar un archivo, simplemente selecciona la plantilla guardada que deseas utilizar antes de asignar los campos; esto asignará los campos automáticamente con la configuración de plantilla anterior que hayas guardado:
Después de esto, puedes simplemente hacer clic en “Importar candidatos” con los campos ya mapeados.
✏️ Eliminar o editar plantillas de mapeo
Pasa el cursor sobre la plantilla deseada para eliminar o editar tus plantillas de mapeo.
Luego verás opciones para hacer clic en el botón de lápiz para editar o en el ícono de la papelera para eliminar la plantilla.
Ten en cuenta que sólo el creador de la plantilla puede editarla o eliminarla.
🔑¡Puntos clave a tener en cuenta para el mapeo!
A continuación se presentan algunos puntos clave que te ayudarán a realizar el mapeo correctamente:
Si hay columnas que no deseas importar de tu hoja de datos, puedes omitirlas simplemente seleccionando " No importar esta columna " en el menú desplegable.
Una vez que se asigna el campo, no estará disponible en el menú desplegable para asignarlo nuevamente.
Asegúrate de que el tipo de campo coincida con el tipo de valor de la columna. Por ejemplo, si intentas asignar la columna “Experiencia laboral”, debes encontrar un campo que acepte valores numéricos, como el campo Número. Si lo has asignado a un campo que es un campo de texto, los valores de la columna Experiencia laboral no se importarán a Recruit CRM.
Si tienes una columna en su hoja de cálculo que no coincide con ningún campo existente en Recruit CRM, deberá crear un campo personalizado.
3. Después de mapear los campos, obtendrá la opción de Fusionar o No fusionar registros duplicados.
Recruit CRM le permite fusionar duplicados en función de cualquiera de los parámetros únicos de cada entidad. Estos identificadores únicos son:
Para candidatos: ID de correo electrónico, URL de LinkedIn y número de contacto
Para contactos: ID de correo electrónico y URL de LinkedIn
Para empresas: Nombre, URL del sitio web y URL de LinkedIn.
4. Al hacer clic en la opción 'Fusionar duplicados' , el sistema le solicitará que seleccione un parámetro único en función del cual desea fusionar los duplicados y, durante la importación, el sistema verificará y fusionará los duplicados en función de ese parámetro que seleccione de los tres.
El botón 'Anular datos' que se encuentra a continuación le permite elegir si los datos importados deben anular los registros existentes en la base de datos.
Al habilitar la opción de anulación, se garantiza que los registros duplicados en la base de datos se actualicen con la información más reciente de la hoja de cálculo importada. Si la información no está presente en la hoja de cálculo, los datos existentes no se verán afectados.
Cuando el interruptor está configurado en 'DESACTIVADO', la combinación de duplicados no anulará ningún dato existente en Recruit CRM; en cambio, solo actualizará los campos vacíos en el registro con la nueva información presente en el CSV.
5. Una vez completado este paso, el sistema le presentará dos opciones adicionales:
Añadir a la lista de favoritos :
Esto te llevará a la página Hotlists . Si eliges la opción " Agregar a Hotlist ", podrás ver todas las Hotlists existentes en tu cuenta y también tendrás la opción de crear una nueva.
Importar ahora :
Esto importará directamente todos los registros a Recruit CRM sin etiquetarlos en una lista activa.
6. Ahora solo tienes que hacer clic en el botón ‘ Importar’ para importar todos los registros y ¡listo!
Tiene la flexibilidad de incluir ambas empresas y sus contactos correspondientes dentro de la misma hoja CSV/XLS. Esto permite la importación sin inconvenientes de los detalles de las empresas y los contactos asociados que trabajan dentro de esas empresas en su base de datos de una sola vez.
Al importar empresas en masa, es importante comprender que incluso si opta por la opción "No fusionar", el sistema fusiona automáticamente las empresas desde el backend en función de parámetros únicos, es decir, nombre, URL del sitio web y URL de LinkedIn.
Al optar por la opción 'Combinar duplicados' podrá combinar los contactos que se importan junto con las empresas, en función de parámetros únicos, es decir, ID de correo electrónico o URL de LinkedIn .
¡Espero que esto ayude!
Si tienes alguna pregunta, ¡no dudes en contactarnos en el chat!