O que essa função faz e quando usar?
Essa função permite que você desative usuários no Recruit CRM e, se precisar, reduza a quantidade de licenças pagas para não ser cobrado por assentos não usados. Ao desativar um usuário, o acesso dele ao banco de dados do Recruit CRM é bloqueado, mas todos os registros históricos, relatórios, associações de time e atribuições de negócios são mantidos.
Quando você desativa um usuário, pode escolher entre:
Manter a licença ativa, permitindo convidar outra pessoa para ocupar a vaga ou reativar o mesmo usuário no futuro.
Reduzir a quantidade de licenças atualiza sua assinatura e faz com que pare de cobrar por esse assento não utilizado.
Use essa função quando:
Um integrante sai da sua empresa e não precisa mais acessar o Recruit CRM.
Você quer desativar alguém e já diminuir a quantidade de licenças pagas para não pagar por assentos não utilizados.
Atenção: Desativar usuários não significa diminuir o número de licenças adquiridas.
Para não continuar pagando por usuários desativados, é preciso reduzir as licenças/assentos adquiridos e não usados.
Além disso, o Recruit CRM, como qualquer SaaS, funciona em modelo de assinatura pré-paga. E, segundo nossos termos, todas as assinaturas do Recruit CRM não são reembolsáveis.
Confira o item 9.5 dos Termos do Recruit CRM para mais detalhes.
Desativando um usuário
1. Vá até a seção de gestão de usuários pelo menu de configurações de admin.
2. Clique no ícone de lápis ao lado do usuário que você quer desativar e depois em "Desativar".
3. Agora, o sistema vai mostrar um pop-up com as opções a seguir:
Se você marcar a opção "Desativar usuário e reduzir licença", sua assinatura é atualizada automaticamente e a licença é reduzida.
Se não marcar essa opção, você só está desativando o acesso do usuário, mas sua assinatura não será alterada e a licença continua ativa. Você continuará pagando por essa licença não usada até reduzir o número de licenças após a desativação.
Se decidir manter a licença, você pode convidar um novo usuário para ela ou reativar um usuário desativado.
Atenção: Se houver licenças compradas que estão sem uso, vai aparecer um aviso no topo da página de Gestão de Usuários mostrando quantas licenças disponíveis você tem. A partir desse aviso, você tem duas opções:
'Convidar novo usuário' para ocupar as vagas disponíveis; ou
'Reduzir quantidade de licenças' para bater com o número de usuários ativos.
Agora, vamos ver como reduzir suas licenças pagas para não ser cobrado por assentos que sua equipe não está mais usando.
Reduzindo suas licenças/usuários pagos
1. Entre em Configurações de Admin e clique em Planos & Cobrança na seção de Gerenciamento de Conta.
2. Depois, clique em "Visualizar Plano Atual" e depois em "Editar Plano Atual".
3. Agora, diminua o número em "Total de Usuários" para quantos você quiser reduzir.
Por exemplo: Se você tem 10 licenças e quer diminuir 2, reduza o "Total de Usuários" para 8.
Aqui também dá para ver quantas licenças sem uso você tem, assim você reduz exatamente o que está sobrando e não paga a mais na próxima renovação.
4. Depois, clique em Revisar Pedido/Ordem de revisão e confira o novo valor do "Total de Usuários".
5. Antes de clicar em "Atualizar Plano & Pagar", marque a caixa dizendo que você concorda com os Termos de Serviço do Recruit CRM. Não vai ter cobrança extra, já que você está só reduzindo o número de usuários.
Pronto! Agora você não vai mais ser cobrado por usuários desativados ou licenças sem uso na próxima renovação :)
Gerenciando usuários desativados
1. Permanência de Usuários Desativados em Times
Usuários desativados continuam aparecendo nos times em que estavam, mesmo desativados. Eles ficam com a etiqueta "Desativado" ao lado do nome na edição do time.
2. Adicionando Usuários Desativados em Times
Usuários desativados podem ser buscados e adicionados a times normalmente, se precisar.
Uma entrada no 'Histórico de Auditoria' também será criada toda vez que um usuário desativado for incluído em um time. Assim, ficam registradas informações como o nome do time e as alterações feitas, ajudando no controle e na rastreabilidade.
3. Exibição da etiqueta 'Desativado'
A etiqueta "Desativado" aparece em várias áreas do sistema para garantir transparência, incluindo:
Relatórios (Tabelas): Todos os relatórios mostram o status de usuários desativados.
Relatórios do Painel: Os dashboards mostram o status dos usuários desativados onde for relevante.
Widget de Colaborador: O status dos usuários aparece no widget de colaborador para facilitar a identificação.
Listagem e páginas de detalhes: Tanto nas listas quanto nas páginas individuais, os usuários desativados ficam marcados com a etiqueta.
Usuários desativados aparecem no final de qualquer lista para diferenciá-los dos ativos.
4. Permanência em Divisão de Negócios (Deal Split)
Usuários desativados também permanecem vinculados a qualquer divisão de negócios na qual estavam envolvidos, preservando todo o histórico corretamente.
Você ainda pode adicionar usuários desativados em novas divisões de negócios, se precisar, mantendo a flexibilidade e o registro completo.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Por que não consigo convidar um novo usuário mesmo tendo licença disponível?
Por que não consigo convidar um novo usuário mesmo tendo licença disponível?
Se você vê uma licença livre, mas não consegue convidar um novo integrante, provavelmente é porque ao desativar o usuário anterior, você também reduziu o número de licenças.
Veja como reativar a licença:
1. Vá até Configurações de Admin --> Planos & Cobrança:
2. Clique em Editar Plano Atual na primeira página.
3. Aumente o número de licenças em 1.
4. Vá até o final da página e clique em Revisar Pedido.
Atenção: Confirme se na caixa azul aparece 0 nos dois campos. Isso garante que você não será cobrado novamente por essa licença.
Clique em Atualizar Plano.
Agora você já pode convidar seu novo usuário.
Desativar um usuário reduz automaticamente minhas licenças pagas?
Desativar um usuário reduz automaticamente minhas licenças pagas?
Não. Desativar o usuário não reduz automaticamente suas licenças adquiridas. Você precisa selecionar a opção de “desativar usuário e reduzir licença” ou então diminuir manualmente o total de usuários em Planos & Cobrança.
Vou receber reembolso se reduzir as licenças no meio do período?
Vou receber reembolso se reduzir as licenças no meio do período?
Não. A assinatura do Recruit CRM é pré-paga e, conforme nossos termos, não há reembolso (veja o item 9.5). Reduzir as licenças só evita novas cobranças na próxima renovação; não gera estorno do valor já pago.
Consigo reativar um usuário desativado depois?
Consigo reativar um usuário desativado depois?
Sim. Se você manteve a licença, pode reativar o usuário desativado ou convidar outro para a vaga. Todos os dados e histórico do usuário continuam no sistema.
Como saber quantas licenças compradas e sem uso eu tenho?
Como saber quantas licenças compradas e sem uso eu tenho?
Se houver licenças sem uso, um aviso aparece no topo da página de Gestão de Usuários mostrando o número de licenças disponíveis.
Usuários desativados ainda participam de times ou divisões de negócio?
Usuários desativados ainda participam de times ou divisões de negócio?
Sim. Usuários desativados continuam nos times em que estavam, podem ser procurados e adicionados aos times, e também mantêm sua parte em divisões de negócio. Eles ficam claramente marcados como desativados para garantir transparência e histórico correto.
Conclusão:
Desativar integrantes e reduzir assentos pagos no Recruit CRM ajudam a controlar acesso e custos, mantendo sempre o histórico completo. Use a desativação junto com o gerenciamento de licenças para garantir que sua assinatura reflita apenas quem realmente está ativo na equipe, mantendo clareza e rastreabilidade em todos os registros da conta.