Importação em massa de registros | Recruit CRM

O que esse recurso faz e quando usá-lo?

O recurso de importação em massa permite criar ou atualizar vários registros de uma só vez, ajudando você a padronizar os dados e reduzir o trabalho manual. Você pode usar esse recurso:

Quando estiver migrando dados de outro ATS/CRM ou de uma planilha.
Quando precisar adicionar candidatos/contatos/empresas em massa de uma só vez.
Quando estiver limpando e reimportando dados com informações atualizadas.

Antes de começar:

Se você tiver um arquivo no formato XLSX, primeiro precisará convertê-lo para XLS. Veja como fazer isso

Antes de importar um arquivo, verifique se ele possui cabeçalhos de coluna.

Se a sua planilha tiver colunas adicionais que não estão disponíveis no Recruit CRM, primeiro será necessário criar campos personalizados para mapear essas colunas no sistema.

Caracteres especiais como "<,>, & OR;" presentes no arquivo podem fazer o código de importação falhar. Você precisa removê-los antes de importar o arquivo.

Não temos a opção de importar fotos de perfil para o CRM.

📋 Instruções passo a passo

O processo para importar candidatos/empresas/contatos é o mesmo. Aqui, usamos como exemplo a entidade Candidatos.

1. No Recruit CRM, acesse a entidade 'Candidates'.

2. Clique no ícone de seta ao lado do botão Add Candidate e selecione a opção 'Import CSV/XLS'.

3. Clique no botão Upload File e selecione o arquivo que contém os dados que precisam ser importados.

Observação: é possível importar até 10.000 registros em um único upload.

Para baixar um arquivo CSV de exemplo antes da importação e formatar seus dados para facilitar a correspondência, clique aqui:

4. A próxima etapa é mapear as colunas do arquivo para os campos do Recruit CRM. Mapear os campos do Recruit CRM com as colunas do seu arquivo CSV/XLS é essencial para garantir que as informações nessas colunas sejam salvas corretamente no Recruit CRM.

1. Depois que o arquivo for enviado, a janela de template de mapeamento será exibida.

2. No lado esquerdo, você verá os cabeçalhos de coluna do seu arquivo CSV/XLS. No lado direito, poderá ver os campos disponíveis do Recruit CRM.

3. Para cada coluna, selecione o campo correspondente mais adequado no Recruit CRM para garantir que os dados sejam armazenados corretamente.

5. Para facilitar esse processo, implementamos um recurso que permite criar templates de mapeamento. Isso significa que você não terá que mapear os campos manualmente sempre que enviar um arquivo, pois seu mapeamento ficará salvo em um template.

Para salvar um template de mapeamento, siga as próximas etapas:

1. Depois que todas as colunas estiverem mapeadas, você poderá salvar essa configuração como um template de mapeamento clicando na opção 'Save Mapping'.

2. Insira um nome para o template de mapeamento. Se quiser compartilhar esse template com seus colegas de equipe, ative a opção de compartilhamento e clique no botão Save para salvar o template.

Esse template salvo permite aplicar os mesmos mapeamentos de campos a arquivos futuros sem precisar refazer o mapeamento manualmente.

Importante:

Se você selecionar a opção Include first header row of CSV or XLS file, não conseguirá salvar um template de mapeamento. Essa configuração indica que não há nomes de colunas disponíveis para o mapeamento, então o template não consegue identificar quais colunas associar a quais campos.

Depois de confirmar todos os mapeamentos, clique em Import Candidates para continuar.

6. Agora você verá opções para mesclar registros duplicados durante a importação.

O Recruit CRM permite mesclar duplicados com base em qualquer um dos parâmetros exclusivos de cada entidade. Esses identificadores exclusivos são:

Candidatos: ID de e-mail, URL do LinkedIn ou número de contato
Contatos: número de contato
Empresas: nome da empresa, URL do site ou URL do LinkedIn

1. Ao clicar em Merge Duplicates, o sistema solicitará que você selecione um parâmetro exclusivo para detectar duplicados. Durante a importação, os duplicados serão mesclados com base no parâmetro selecionado.

2. A opção 'Override Data' abaixo permite escolher se os dados importados devem substituir os registros existentes no banco de dados.

Ativar a opção de substituição garante que os registros duplicados no banco de dados sejam atualizados com as informações mais recentes da planilha importada. Se alguma informação não estiver presente na planilha, os dados existentes não serão afetados.

Quando a opção estiver definida como 'OFF', a mesclagem de duplicados não substituirá nenhum dado existente no Recruit CRM; em vez disso, ela apenas atualizará os campos vazios do registro com as novas informações presentes no CSV. Depois de configurar essas opções, clique em Confirm Merge.

7. Depois de confirmar as configurações de mesclagem, você verá duas opções: Adicionar à Hotlist ou Importar Agora. Se não quiser adicionar os registros a uma Hotlist, selecione No, Import Now.

Se escolher a opção “Adicionar à Hotlist”, você verá todas as Hotlists existentes na sua conta e também terá a opção de criar uma nova.

8. Clique no botão Importar agora para começar a importar todos os registros.

Dependendo do tamanho do seu arquivo, a importação pode levar alguns minutos.

9. Quando terminar, procure a notificação Importação com Sucesso para confirmar que a importação foi concluída com sucesso.

Você pode incluir empresas e seus respectivos contatos na mesma planilha CSV/XLS. Isso permite importar de uma só vez para o seu banco de dados tanto os detalhes das empresas quanto os contatos associados que trabalham nelas.

Ao importar empresas em massa, é importante entender que, mesmo se você escolher a opção 'Não Fundir', o sistema mescla automaticamente as empresas pelo backend com base em parâmetros exclusivos, ou seja, Name, Website URL e LinkedIn URL.

Ao escolher a opção 'Fundir duplicatas', você poderá mesclar os contatos importados com as empresas, com base nos parâmetros exclusivos, ou seja, Email ID ou LinkedIn URL.

Solução de problemas

Problema: a importação falha ou exibe a mensagem “Import Failed” / “Import Unsuccessful”.

Causa provável: problemas de formatação do arquivo ou caracteres não compatíveis.

Veja o que verificar:

Confirme se o arquivo é CSV ou XLS (não XLSX) e se possui menos de 10.000 registros. Procure por caracteres especiais, células mescladas ou fórmulas no arquivo.
Verifique se a primeira linha é uma linha de cabeçalho, e não de dados.

Caminho para resolução:

Limpe o arquivo (remova caracteres especiais, células mescladas e fórmulas).
Salve novamente como CSV ou XLS.
Tente importar novamente.

🤔 Perguntas frequentes

Posso importar mais de 10.000 registros de uma vez?

Não. Uma única importação aceita até 10.000 registros. Para conjuntos de dados maiores, divida o arquivo em vários arquivos menores e faça importações separadas.

Conclusão:

A importação em massa de registros CSV ou XLS para o Recruit CRM permite preencher e atualizar rapidamente seu banco de dados, mantendo o controle sobre o mapeamento de campos e o tratamento de duplicados. Ao preparar seu arquivo com cuidado e seguir as etapas deste guia, você poderá fazer importações confiáveis que mantêm seus dados precisos e utilizáveis.

Se precisar de ajuda em qualquer etapa, entre em contato com o suporte do Recruit CRM para receber assistência adicional.