A função de Faturas no Recruit CRM permite que você crie, personalize e gerencie faturas direto na plataforma. Dá para gerar faturas a partir de registros de candidatos, contatos, empresas, vagas, negócios e colocações, usar modelos e campos de fatura personalizados, acompanhar o status das faturas num painel centralizado, trabalhar com várias moedas com atualização automática da cotação para os relatórios, e também realizar ações em massa como exportar, baixar, arquivar, excluir e atualizar campos internos.
Use essa função quando:
Precisar gerar faturas diretamente de registros de candidatos, contatos, empresas, vagas, negócios ou colocações.
Quiser acompanhar o status das faturas, como Pago, A Vencer e Vencido, num só painel.
Trabalhar com várias moedas e precisar de relatórios consistentes na moeda principal da conta.
Quiser criar modelos de fatura personalizados e incluir campos customizáveis para clientes ou uso interno.
Precisar gerenciar, exportar, arquivar ou fazer relatórios das faturas em massa pela lista de faturas.
Como encontrar a seção de Faturas
A página de Lista de Faturas é o painel central para você gerenciar todas as faturas criadas no Recruit CRM. Por aqui, dá para acompanhar, organizar e cuidar das faturas, tudo num só lugar.
1. No menu lateral esquerdo, clique em Colocações & Faturas.
2. Na página Colocações & Faturas, selecione a aba Faturas para ver todas as faturas criadas.
Assim, você tem uma visão centralizada de todas as faturas, ficando bem mais fácil de acompanhar o faturamento e gerenciar os registros.
Como funciona a Lista de Faturas
A Lista de Faturas é o painel principal para gerenciar as faturas. Aqui, você pode acompanhar o status, organizar os registros e ainda fazer ações como editar, baixar, arquivar ou exportar faturas.
Métricas Visuais das Faturas:
No topo da página da lista de faturas, você já vê um resumo rápido com os principais números, como:
Total de Faturas
Faturas Pagas
Faturas a Vencer
Faturas Vencidas
Essas métricas te dão uma visão geral do seu faturamento. Você pode clicar em qualquer uma delas para filtrar e ver só as faturas daquela categoria.
Por exemplo:
Selecionando Faturas Pagas você vê só as que já foram marcadas como pagas.
Selecionando Faturas Vencidas aparecem só as que estão com vencimento atrasado.
Suporte a Múltiplas Moedas
O Recruit CRM aceita faturas em várias moedas, facilitando a vida de quem trabalha com clientes internacionais. As cotações são atualizadas uma vez por dia e o valor das faturas é convertido para a moeda principal da sua conta nos relatórios. Assim, os relatórios sempre mostram tudo numa moeda só.
Ao criar ou editar uma fatura, abra o formulário da fatura.
No lado esquerdo do formulário, escolha a Moeda desejada no menu suspenso.
Salve a fatura.
Na página de Lista de Faturas, confira estas informações:
Moeda da fatura
Valor total
Valor convertido para a moeda principal da conta
Obs: As atualizações diárias das cotações podem causar pequenas diferenças nos totais dos relatórios.
Agrupando Faturas
Para facilitar ainda mais, você pode organizar as faturas usando o recurso "Agrupar por".
Como agrupar as faturas:
1. Clique no botão "Agrupar por" no canto superior direito da página da lista de faturas.
2. Escolha por qual entidade quer agrupar as faturas (Vagas, Negócios, Empresas ou Contatos).
O sistema vai separar as faturas nesses grupos, assim você consegue analisar rápido as faturas relacionadas a cada registro.
Filtrando & Buscando Faturas
Na lista de faturas, dá pra usar filtros e buscas com Boolean Search.
Você pode:
Filtrar faturas por status, empresa, moeda e outros critérios.
Ordenar faturas por campos como data de criação ou valor.
Usar a barra de busca para encontrar um registro específico.
Ações em Massa nas Faturas
Você pode selecionar várias faturas e fazer ações como:
Baixar Faturas
Baixar Faturas
Selecione a fatura que deseja baixar em PDF, depois clique no botão 'Baixar/descarregar PDF'.
Exportar Faturas
Exportar Faturas
Selecione a fatura que quer exportar e clique no botão 'Exportar'.
Arquivar Faturas
Arquivar Faturas
Selecione a fatura que deseja arquivar e clique em 'Arquivar':
Para ver as Faturas Arquivadas, clique em 'Visualização Rápida' e depois em 'Arquivadas':
Excluir Faturas
Excluir Faturas
Após selecionar a fatura que quer excluir, clique em 'Excluir'.
Como criar uma fatura
Opção 1: Pelo registro do cliente
1. Escolha para qual entidade você quer criar a fatura (Candidato, Contato, Empresa, Vaga ou Negócio). Aqui, usamos uma empresa como exemplo.
2. Dá pra criar a fatura direto no registro da empresa, clicando no menu de três pontos (⋮) no canto superior direito e escolhendo "Criar Fatura".
Você também pode criar pelo menu de faturas na aba de Faturas. O botão Criar Fatura aparece caso já exista alguma fatura vinculada.
3. A fatura já vai ficar vinculada automaticamente àquela empresa.
Opção 2: Pela aba Colocações & Faturas
1. Acesse Colocações & Faturas → Faturas. Clique em "+ Nova Fatura".
2. Escolha um modelo (o Recruit CRM tem modelos prontos que você pode editar ou duplicar. Também dá pra criar um modelo novo).
3. Escolha o modelo e o registro (candidato, contato, empresa, vaga ou negócio) ao qual essa fatura vai ficar vinculada.
4. Assim que abrir o formulário, você vê uma prévia do lado direito com o modelo e os cálculos atualizados em tempo real.
5. Preenchendo os Detalhes da Fatura:
Preencha os detalhes (lado esquerdo):
Na criação da fatura, você pode lançar valores como salário, taxa de contratação, data de início e data de vencimento. O valor total é atualizado automaticamente, conforme as fórmulas e campos do modelo.
Personalizando o Layout da Fatura (lado direito):
Do lado direito da tela, você vê a prévia ao vivo do modelo da fatura. Dá pra editar o layout e a formatação da fatura direto por ali.
No topo do editor, tem várias ferramentas de formatação e edição pra personalizar o documento como preferir.
Com essa ferramenta você pode:
Com essa ferramenta você pode:
Criar um novo arquivo direto no editor
Usar Desfazer e Refazer para ajustar alterações
Fazer upload ou inserir imagens (como o logo da empresa)
Inserir tabelas escolhendo o número de linhas e colunas
Adicionar links ao conteúdo da fatura
Incluir um Sumário para documentos longos
Adicionar cabeçalhos e rodapés para organizar melhor o layout
Inserir numeração de páginas para faturas com mais de uma página
Adicionar quebras de página para separar conteúdos
Ajustar configurações de página e layout
Usar a função Localizar para achar algum texto rápido
Colar conteúdo da sua área de transferência
Modificar formatação do texto, tipo de fonte, tamanho e outros estilos
As opções permitem formatar e estruturar o documento da fatura diretamente no editor de pré-visualização, de forma semelhante ao trabalho em um editor de documentos padrão.
Quando terminar, clique em "Salvar" para deixar como rascunho ou em "Salvar e Enviar" para enviar por e-mail ao cliente.
Obs: O número da fatura é gerado automaticamente, mas você pode personalizar nas configurações de faturamento.
Opção 3: Criando Faturas pelo Pipeline de Contratação
Também é possível gerar a fatura automaticamente ao atualizar as etapas do candidato no pipeline de contratação.
Acesse uma vaga específica e clique em Ver Todos para ver todos os candidatos da vaga.
Selecione o(s) candidato(s) que vai atualizar a etapa de contratação e criar a fatura. Pode ser tanto pela visualização em lista quanto pelo Kanban, depois clique em Atualizar Etapa.
Altere a Etapa da Contratação conforme desejar. Embaixo da caixa de observações, ative a opção Criar Fatura e clique em Enviar.
Escolha o modelo de fatura e clique em Criar Fatura. O sistema vai gerar as faturas automaticamente e já vai associar aos registros certos.
Também dá pra gerar a fatura direto só mudando a etapa do candidato — basta atualizar a Etapa e marcar a opção Criar Fatura no final.
Criando campos personalizados para Faturas
Você pode adicionar campos extras para registrar informações como "Código do Projeto", "Categoria de Imposto" ou "Tipo de Pagamento".
1. Vá em Admin Settings → Campos e modelos de fatura.
2. Clique no botão "+ Adicionar Campo Personalizado".
3. Escolha o tipo de campo (Texto, Texto Longo, Data, Número, Dropdown ou Multi-seleção). Dê um nome e defina a visibilidade. Clique em "Salvar".
Esses campos vão aparecer no formulário de criação das faturas e podem ser usados também nos modelos.
Campos Personalizados Internos para Faturas
Você pode usar Campos Personalizados Internos para registrar informações só para você e sua equipe.
Como criar um Campo Personalizado Interno
1. Vá em Admin Settings >> Campos & Configurações de Fatura. >> Abra a aba Campos de Fatura.
2. Clique em "Adicionar Campo Personalizado".
3. Seleccione Campo Interno como tipo de campo. Dê um nome e escolha o tipo de campo.
4. Clique em Salvar para criar o campo.
Ao criar um campo personalizado, você escolhe se ele será Campo de Modelo (Template) ou Campo Interno. Campos de Modelo aparecem nas faturas para o cliente e PDFs, já Campos Internos servem só pra controles internos e não vão aparecer para o cliente.
Gerenciando Campos Internos na Lista de Faturas
Os Campos Internos podem ser mostrados como colunas na Lista de Faturas, assim você acompanha essas informações junto com os outros dados da fatura. É possível ordenar, filtrar, redimensionar, reordenar, fixar e ocultar esses campos.
Você também pode atualizar Campos Internos em massa direto da Lista de Faturas, usando a opção "Atualizar Campo", facilitando a manutenção dos dados em várias faturas de uma vez.
Na hora de exportar faturas, você pode escolher incluir os Campos Internos no arquivo, te dando mais flexibilidade para relatórios internos ou compartilhamento de dados.
Na criação ou edição de uma fatura, os campos ficam separados em duas seções: Detalhes da Fatura (aparecem no PDF) e Campos Internos (só pra uso interno).
Também dá para acessar os Campos Internos na Prévia da Fatura, na aba 'Campos da Fatura', e editar enquanto a fatura ainda não foi marcada como paga.
Importante
Depois que a fatura é marcada como Paga, os Campos Internos não podem ser editados. O editor da fatura também é bloqueado pra garantir a integridade dos dados.
Dá para configurar dependências entre Campos Internos. Mas não é possível criar dependências para Campos de Modelo (Template).
O limite de campos personalizados do seu plano vale tanto para os Campos de Modelo quanto para os Campos Internos. No Pro são até 15, e no Business, até 100 campos personalizados.
Como criar novos Modelos de Fatura
O Recruit CRM já oferece modelos de fatura que você pode editar ou duplicar, mas dá pra criar modelos novos também.
1. Vá em Admin Settings → Campos e modelos de fatura.
2. Clique em “+ Adicionar Modelo de Fatura” no canto superior direito, na seção Modelo de Fatura.
3. Comece dando um nome ao modelo. Depois, escolha com quem vai compartilhar: usuários específicos ou todo o time.
Na sequência, defina a data de vencimento (por exemplo, 30 dias — assim o sistema calcula automaticamente 30 dias a partir da emissão).
O campo de Valor já vem por padrão, mas você pode adicionar outros campos padrão e personalizados, tipo Descrição, Salário ou Taxa de Colocação.
Depois de adicionar os campos, defina as fórmulas.
Você pode marcar Campos Personalizados de Modelo como obrigatórios ao criar ou editar o modelo. Quando obrigatório, o usuário precisa preencher antes de salvar a fatura — assim você garante que as informações importantes sejam sempre inseridas.
4. Depois de adicionar todos os campos e fórmulas, clique em "Personalizar Tema". Vai aparecer uma prévia do seu modelo.
No canto superior direito, você pode adicionar variáveis e ajustar o layout do modelo como preferir. Por fim, quando estiver tudo ok, clique em "Salvar".
Personalizando Detalhes de Cobrança
1. No menu lateral esquerdo, clique em Colocações & Faturas. Você vai ver duas abas: Colocações e Faturas.
Abra a aba Faturas para ver todas as faturas criadas pelo time. Abra qualquer fatura salva.
2. Clique no ⚙️ (ícone de engrenagem) ao lado do botão 'Criar Fatura'.
3. Isso abre as Informações de Cobrança, onde dá para:
Editar nome e endereço da empresa
Adicionar usuários padrões
Alterar o prefixo do número das faturas (ex: INV-001 → E-INV-001)
Definir um número inicial personalizado para novas faturas
Mudar o formato da moeda
Assim, você deixa o formato da numeração das faturas do jeito que sua empresa prefere. Clique em Salvar.
Acompanhando e Atualizando o Status da Fatura
Depois de salvar uma fatura, você pode ver e atualizar o status dela para acompanhar o andamento da cobrança.
O status da fatura pode ser atualizado direto do registro da fatura.
Ache a coluna de status na página da lista de faturas.
Selecione o status apropriado conforme a etapa da cobrança.
Adicione observações se quiser registrar algum comentário.
Cada fatura também salva o histórico de status, mostrando todas as mudanças e observações feitas.
Regras de Alteração de Etapa da Fatura
Regras de Alteração de Etapa da Fatura
Vencida: Faturas na etapa Vencida podem ser atualizadas para:
Enviada ao Cliente
Paga
Enviada ao Cliente: Faturas na etapa Enviada ao Cliente podem ser atualizadas para:
Não Paga
Vencida
Paga
Não Paga: Faturas na etapa Não Paga podem ser atualizadas para:
Enviada ao Cliente
Paga
Atenção:
Depois que uma fatura é marcada como Paga, o status não pode mais ser alterado. Mesmo assim, dá para consultar todo o histórico de status e observações.
Faturas em rascunho não podem ser mudadas de etapa diretamente. Clique no ícone de lápis ao lado do ID da Fatura no lado esquerdo para abrir a página de edição.
Depois de editar, salve a fatura e aí sim poderá mover para outra etapa.
Resolução de Problemas
Problema: Não consigo editar campos internos na fatura
Problema: Não consigo editar campos internos na fatura
Provável motivo: A fatura foi marcada como paga, o que bloqueia a edição dos campos internos e do editor.
O que conferir:
Abra a prévia da fatura e veja o status.
Verifique se ela está como paga.
Solução:
Se estiver paga, a edição dos campos internos fica travada de propósito para garantir a integridade dos dados.
Se realmente precisar alterar, use notas internas ou registre fora da fatura bloqueada, conforme sua política interna.
Problema: Um campo personalizado não aparece nos modelos de fatura
Problema: Um campo personalizado não aparece nos modelos de fatura
Provável motivo: O campo foi criado como interno, não como campo de modelo.
O que conferir:
Em configurações de admin, abra Campos e Modelos de Fatura.
Veja se o campo é de modelo ou interno.
Solução:
Se precisar que o campo apareça para o cliente, crie ou ajuste ele como campo de modelo. Campos internos servem só pra informação interna e não aparecem em PDFs.
Problema: Dependências de campo não funcionam em certos campos de fatura
Problema: Dependências de campo não funcionam em certos campos de fatura
Provável motivo: Dependências só funcionam para campos personalizados internos, não para campos de modelo.
O que conferir: Veja se os campos são internos ou de modelo.
Solução:
Se quiser dependências, faça usando campos internos, pois só eles aceitam isso. Campos de modelo não permitem dependências.
Perguntas Frequentes
Posso transformar um campo de Modelo em Interno depois?
Posso transformar um campo de Modelo em Interno depois?
Não. Uma vez criado, o tipo do campo não pode ser mudado. Isso evita que dados voltados ao cliente virem internos e vice-versa sem querer.
Campos Internos aparecem na Busca Booleana?
Campos Internos aparecem na Busca Booleana?
Sim. A busca booleana procura também nos Campos Internos visíveis na lista de faturas.
O que acontece com os Campos Internos quando a fatura é marcada como Paga?
O que acontece com os Campos Internos quando a fatura é marcada como Paga?
Eles viram só leitura e não podem ser editados.
O limite de campos personalizados é separado para Modelo e Interno?
O limite de campos personalizados é separado para Modelo e Interno?
Não. O total é compartilhado — por exemplo, se o plano permite 100, são 100 somando Campos de Modelo e Campos Internos.
Conclusão
Com o recurso de Faturas do Recruit CRM, você consegue criar, personalizar e acompanhar faturas de forma eficiente, organizando tanto dados para o cliente quanto informações internas de cobrança.
Qualquer dúvida, conte com a gente!