Programador de Reuniões | Recruit CRM

O que esse recurso faz e quando usar?

O Agendador de Reuniões facilita o processo de marcar encontros com candidatos e contatos, permitindo que eles agendem diretamente de acordo com a sua disponibilidade.

Em vez de ficar trocando vários e-mails ou mensagens pra combinar um horário, você pode compartilhar um link personalizado onde a pessoa escolhe um horário disponível direto em uma página só dela.

A ferramenta sincroniza automaticamente os encontros marcados com o seu calendário conectado e permite customizar sua disponibilidade, configurações do evento, formulário de agendamento, confirmação, notificações por e-mail e até a aparência da página de agendamento.

Use esse recurso quando:

• Você quer que candidatos ou contatos agendem reuniões diretamente de acordo com sua agenda, por meio de uma página personalizada.

• Você precisa de um link de agendamento que possa ser reutilizado e compartilhado em e-mails, mensagens ou fluxos de trabalho.

Veja aqui como funciona a sincronização do seu calendário com o Recruit CRM.

Observação: Este recurso está disponível em todos os planos (Free, Pro, Business e Enterprise).

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🗓️ Como criar uma página de agendamento (link do agendador de reuniões)

1. Clique no ícone do Perfil e selecione a opção 'Agendador de Reuniões'.

2. Clique no botão 'Criar Novo'.

Se você ainda não conectou seu e-mail ou calendário no Recruit CRM, vai aparecer uma mensagem pedindo para conectar o e-mail e o calendário antes de criar uma página de agendamento.

Observação: Recomendamos conectar o mesmo e-mail padrão nas suas 'Configurações de Calendário' para garantir que os agendamentos apareçam no Recruit CRM. As reuniões marcadas pelo link do agendador vão ser adicionadas no calendário desse e-mail conectado.

3. Agora você vai escolher o tipo de evento. Selecione qual tipo de página de agendamento você quer criar:

Agendamento Individual – Perfeito para entrevistas, ligações de triagem, consultorias ou qualquer encontro entre um organizador e um participante. Agendamento em Grupo ou Turma – Ideal para eventos onde um organizador recebe vários participantes, como webinars, treinamentos ou discussões em grupo.

Depois de escolher, o Recruit CRM vai configurar a página de agendamento conforme o tipo de reunião que você selecionou.

4. Agora é só adicionar os detalhes da reunião.

Nome do Evento: Coloque o título da reunião/evento.
Duração do Evento: Escolha quanto tempo a reunião vai durar entre as opções disponíveis.
Local da Reunião: No local, você vai ver opções como:

1. Nenhum

2. Local Personalizado

3. Google Meet ou Teams, dependendo do e-mail que você conectou.

Observações:

Para colocar o Zoom como local, basta adicionar o link do Zoom na opção 'Local Personalizado'. O mesmo vale para outros aplicativos.
Se você usa Outlook gratuito, ao marcar Teams como local e compartilhar o link, a pessoa consegue agendar, mas o convite não vai ter o link automático do Microsoft Teams. Isso só funciona para contas Outlook Premium.

5. Você pode escolher em qual calendário quer adicionar a reunião e clicar em 'Criar'.

6. Na aba 'Informações do Evento' você pode colocar a descrição do evento no campo correspondente.

Mais personalizações

Depois de criar o evento, dá pra customizar ainda mais sua página de agendamento: você pode ajustar disponibilidade, regras, campos do formulário, notificações, opções de confirmação e a aparência da página.

1. Personalizando na aba 'Disponibilidade'

Na aba 'Disponibilidade', você pode:

Escolher o calendário onde os agendamentos vão ser adicionados.
Selecionar quais calendários vão ser usados pra checar sua disponibilidade.
Definir seus horários disponíveis pra marcação de reuniões.

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2. Personalizando na aba 'Participantes'

Aqui você pode:

Adicionar pessoas da sua equipe ou empresa pra participarem do evento
Definir horários disponíveis individuais para cada participante. Se não definir, vão ser considerados os horários padrões.

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3. Personalizando na aba 'Opções de Agendamento'

Nesta aba, você pode:

Escolher o que aparece na confirmação do agendamento: mostrar a página padrão ou redirecionar pra uma página de confirmação sua.
Ajustar tempo de intervalo antes e depois do evento, limites de eventos e intervalo dos horários, e outras opções extras (permitir convidados, ocultar botões de reagendar ou cancelar na página, etc).

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4. Personalizando na aba 'Formulário de Agendamento'

Aqui dá pra adicionar campos personalizados no formulário de agendamento.

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5. Personalizando na aba 'Comunicações'

Aqui você pode:

Configurar envio automático de e-mails de confirmação.
Personalizar o e-mail de confirmação do agendamento e definir lembretes antes da reunião.

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6. Personalizando na aba 'Estilos da Página'

Aqui você pode definir o nome da página de agendamento e personalizar o visual dela.

Atenção: As imagens usadas no Agendador de Reuniões precisam estar acessíveis publicamente, com link HTTPS, e não podem exigir login, nem ter bloqueio por IP ou sistemas anti-bot.

O mais recomendado é hospedar imagens no S3, em um CDN, ou no site da sua empresa.

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Quando terminar, clique em 'Salvar Alterações' e depois em 'Voltar'.

Se quiser ver como ficou sua página, é só clicar no ícone de olho no rodapé da página.

➡️ Como compartilhar a Página de Agendamento de Reunião?

Clique nos três pontinhos na página do Agendador de Reuniões e escolha a opção 'Copiar Link'. Você pode colar esse link no e-mail, SMS ou onde quiser pra enviar pra candidatos e contatos.

Também dá pra editar, visualizar ou excluir a página de agendamento por esse mesmo menu.

Quando o candidato ou contato clicar no link, ele pode escolher o horário, preencher os dados e agendar a reunião.

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Você e o candidato/contato vão receber e-mails de confirmação da reunião. Depois de agendada, o candidato/contato pode cancelar ou reagendar a reunião se quiser.

Solução de Problemas

Problema: Não consigo criar uma página de agendamento

Provável motivo: Calendário ou e-mail não conectado.

O que conferir: Verifique se seu calendário está conectado na área do Agendador de Reuniões. Veja se seu e-mail está conectado no Recruit CRM.

Como resolver: Conecte o calendário quando for solicitado pelo Agendador de Reuniões.

Se aparecer pra conectar o e-mail, complete o processo e tente criar a página de novo.

Problema: Reuniões agendadas não aparecem no meu calendário

Provável motivo: O e-mail ou calendário errado foi conectado, ou o calendário do evento não foi selecionado nas configurações.

O que conferir:

Veja qual e-mail está conectado ao Recruit CRM.
Confira qual calendário foi selecionado nas opções do evento e na aba de Disponibilidade.

Como resolver:

Use sempre o mesmo e-mail padrão nas configurações do calendário e do Recruit CRM. Confirme que selecionou o calendário certo pra adicionar as reuniões.

Problema: Imagens não aparecem na página de agendamento

Provável motivo: As imagens não estão acessíveis publicamente ou não estão sendo exibidas corretamente.

O que conferir:

Veja se as imagens estão em HTTPS.
Garanta que elas não exigem login nem tenham bloqueio de IP ou anti-bot.

Como resolver:

Hospede as imagens no S3, em um CDN ou no site da empresa.
Confira se os links das imagens estão realmente acessíveis em HTTPS antes de adicionar na aba de Estilos da Página.

Problema: Candidatos ou contatos não conseguem reagendar ou cancelar reuniões

Provável motivo: Os botões de reagendar e cancelar estão ocultos nas Opções de Agendamento.

O que conferir:

Abra a aba de Opções de Agendamento do evento e veja se os botões de reagendar/cancelar estão habilitados.

Como resolver:

Ative os botões de reagendar e cancelar se quiser permitir que candidatos e contatos gerenciem as próprias marcações pela página.

🤔 Perguntas Frequentes

O que acontece se eu tiver duas conexões de e-mail?

Se você conectar mais de um e-mail, as reuniões serão agendadas no calendário do seu e-mail padrão.

O que acontece se minha conexão de e-mail cair?

Se perder a conexão, você vai receber um aviso, e novos agendamentos não vão sincronizar até reconectar seu e-mail.

Onde vejo as reuniões agendadas no Recruit CRM?

Você encontra as reuniões na Página de Lista de Reuniões, na Visualização do Calendário e no calendário conectado.

Como faço pra adicionar ou subir meu logo no Agendador de Reuniões?

Abra o editor do agendador clicando em Editar ao lado da página de agendamento:

Clique na aba Comunicações. Aqui você insere a URL do logo da sua empresa:

Esse logo aparece no e-mail de confirmação do agendamento. Lembre que a URL precisa ser pública e o tamanho máximo vai ser de 200px x 100px.

Conclusão:

Com o Agendador de Reuniões do Recruit CRM, você cria páginas de agendamento personalizadas, compartilha um link único com candidatos e contatos e todos os encontros confirmados vão direto pro seu calendário conectado.