Elementos básicos de la automatización del flujo de trabajo en Recruit CRM

¿Eres nuevo en la temática de automatización? Vayamos paso a paso.

La Automatización del Flujo de Trabajo en Recruit CRM se conecta a aplicaciones para construir recetas, con cada una de las conexiones reutilizables en múltiples de estas. Piensa en una conexión como una llave que permite abrir y comunicarse con otra herramienta o aplicación (como Recruit CRM, Outlook, Slack, etc.).

Ahora, imagina una receta como un conjunto de instrucciones, o incluso como una receta de cocina. Es una serie de pasos sobre qué hacer con la información que se obtiene de Recruit CRM (o cualquier otra herramienta conectada). En consecuencia, las recetas permiten crear y dar guía a flujos de trabajo automatizados, como por ejemplo mover datos de una herramienta a otra sin un esfuerzo manual.

Los Activadores o Desencadenantes sirven como eventos o condiciones que ponen en marcha la ejecución de un flujo de trabajo, determinando cuándo comienza la automatización respondiendo a cambios o actividades dentro de las aplicaciones conectadas.

Los eventos desencadenantes se activan en aplicaciones específicas (como Recruit CRM, Gmail, etc.) cuando se producen determinados eventos, como la adición o actualización de un candidato o la recepción de un correo electrónico.

Además, los desencadenantes pueden iniciarse por acciones como añadir una nueva línea a un archivo, ocurrencias programadas y disparos en momentos o intervalos predeterminados.

Las acciones representan los pasos o tareas específicas realizadas en respuesta a un activador o desencadenante. Son las operaciones que interactúan con las aplicaciones conectadas y los datos. Las acciones encapsulan las funcionalidades y operaciones particulares necesarias para lograr el resultado deseado del flujo de trabajo.

Los Activos dentro de la Automatización del flujo de trabajo son una lista completa que abarca todas las Conexiones y Recetas asociadas a su cuenta. Estos elementos fundamentales forman la base de la estructura del flujo de trabajo, proporcionando los componentes necesarios para impulsar la automatización.

Cuando navegue hasta la pestaña Activos, encontrará una visión general de todas las recetas y conexiones que usted y su equipo hayan creado. Este centro organizado le permite gestionar y acceder de forma eficaz a todos los componentes de automatización. Tanto si está trabajando en flujos de trabajo intrincados como si está estableciendo conexiones con aplicaciones externas, la pestaña Activos proporciona un espacio consolidado para supervisar y editar todos los elementos esenciales de su ecosistema de automatización.

Un proyecto sirve como repositorio para sus activos de integración. Dentro de un proyecto, puede organizar y almacenar un conjunto coherente de activos relacionados con sus integraciones, incluyendo recetas, conexiones y subcarpetas. Los proyectos ayudan a los usuarios a mantener un flujo de trabajo lógico, ordenado y organizado dentro de su entorno de trabajo.

Organice los proyectos de su espacio de trabajo por departamento, caso de uso o por proyecto. Por ejemplo:

Los Trabajos representan las instancias o ejecuciones de sus flujos de trabajo o recetas. Cuando se activa una receta, ya sea manualmente o a través de un evento automatizado/desencadenante, se inicia un trabajo para ejecutar esa receta en particular. Los trabajos sirven como registros tangibles de la ejecución del flujo de trabajo, capturando detalles como la hora de inicio, la hora de finalización y cualquier resultado asociado.

Cada vez que se ejecuta una receta, se genera un trabajo que puede seguirse y revisarse en la pestaña Trabajos. Esto permite a los usuarios supervisar el estado, los detalles y los resultados de cada ejecución del flujo de trabajo. Tanto si un trabajo se completa con éxito como si encuentra errores, la sección Trabajos proporciona información valiosa sobre el rendimiento y los resultados de sus procesos de automatización.

Una Tarea representa una unidad singular de trabajo realizada cada vez que una receta emprende una acción que exige recursos informáticos. Cuando una receta utiliza una acción ofrecida por un conector, se registra como una tarea.

Un trabajo dentro de una receta puede englobar numerosas tareas, y el total de tareas ejecutadas en un trabajo depende de los datos asociados al evento desencadenante y de la lógica incorporada en la receta.

Recuento de tareas: La siguiente tabla muestra un desglose de cómo se cuentan las tareas con los diferentes pasos de la receta: