Adicionando notas e personalizando o tipo de nota (Nova interface)

O que essa função faz e quando usar?

As notas no Recruit CRM servem para registrar conversas, atualizações e atividades direto no perfil do candidato, da empresa, da vaga ou do contato. Você também pode usar para manter o time alinhado, principalmente quando trabalham em vários registros ou colaboram em cima dos mesmos candidatos ou clientes.

Na seção de Notas, você pode:

• Adicionar notas em registros individuais ou para vários ao mesmo tempo
• Mencionar colegas para notificá-los por e-mail com link direto para o registro
• Fixar notas importantes para ficarem no topo
• Editar ou excluir notas quando as informações mudarem
• Associar uma mesma nota a vários registros
• Personalizar tipos de nota para facilitar a organização e relatórios
• Buscar e filtrar notas para achar rapidamente o que interessa

Isso é especialmente útil para padronizar o registro de informações, manter a comunicação clara no time e revisar atualizações importantes sempre que precisar.

Antes de Começar:

Notas podem ser adicionadas em perfis de Candidato, Contato, Empresa, Vaga e Negócio.

Ações em lote estão disponíveis nas páginas de lista de Candidatos e Contatos.
Personalizar tipos de nota só é possível para quem tem acesso às Configurações Admin no plano Business ou superior, ou tem papel de Admin no plano Pro.
O total de tipos de nota, chamada e reunião personalizados é 30.

Passo a Passo

Adicionar uma Nota em um Registro

1. Abra o registro ao qual quer adicionar uma nota. Você pode navegar entre Candidatos, Empresas, Contatos, Vagas ou Negócios no menu principal.

2. Na página do perfil, clique no ícone de Nota no painel de Atividades à direita. É o primeiro ícone da seção de atividades.

3. Digite sua nota no campo. Se quiser, selecione um tipo de nota no menu suspenso para categorizar melhor.

4. Clique em Adicionar para salvar. A nota já fica vinculada ao registro.

Adicionar Notas em Lote para Vários Candidatos

Se quiser registrar a mesma nota para vários candidatos ou contatos de uma vez, use a opção em lote na página de lista.

1. Vá até a lista de Candidatos ou Contatos.

2. Marque os registros que quer incluir clicando na caixa ao lado de cada nome.

3. Clique em Adicionar Nota na barra de ações que aparece no topo.

4. Digite o texto da nota e clique em Adicionar Nota. A nota igual vai ser adicionada a todos os perfis selecionados.

📌 Observação: Adicionar nota em lote aplica o mesmo texto e tipo para todos os registros marcados. Use apenas para recados gerais, não para feedback personalizado.

Mencionar Colegas em uma Nota

Você pode avisar um colega sobre um registro direto pela seção de Notas. Útil quando precisa que alguém revise um perfil ou tome alguma ação específica.

Enquanto digita a nota, use o símbolo @ seguido do nome do colega.
Selecione o colega na lista de sugestões que aparece.
Quando salvar a nota, o colega recebe um e-mail com link direto para o registro.

Fixar, Editar e Excluir Notas

Deixe as notas mais importantes sempre visíveis e atualizadas usando as opções em cada nota.

Para fixar, clique no menu dos três pontinhos e depois em Fixar. A nota sobe para o topo da seção de Notas.
Para editar, clique nos três pontinhos e escolha Editar. Faça as alterações e salve.
Para excluir, abra o menu dos três pontinhos e selecione Excluir. Se a nota estiver associada a vários registros, ela será removida de todos.

⚠️ Atenção: Notas fixadas aparecem para todos que têm acesso ao registro. Evite colocar informações sensíveis em notas fixadas, a não ser que seja realmente necessário.

Associar uma Nota a Vários Registros

Uma mesma nota pode ser ligada a mais de um registro ao mesmo tempo. Isso é útil quando uma conversa ou atualização é relevante para o perfil do candidato, de um contato, da vaga e da empresa ao mesmo tempo.

Ao adicionar a nota, clique em Criar Associações logo abaixo do campo da nota.
Pesquise e selecione os registros extras que quer associar.
Salve a nota. Ela vai aparecer em todos os registros marcados.

Acessar e Filtrar Notas Existentes

Todas as notas salvas ficam na seção de Atividades, onde é possível buscar e filtrar para encontrar rápido o que precisa.

1. Abra o registro → vá na seção de Atividades à direita para ver todas as anotações.

2. Use a barra de busca para procurar notas por palavras-chave
OU
Use os filtros da seção de Atividades para filtrar por:
• Responsável
• Tipo
• Data de Criação
• Associação

Assim, fica mais fácil encontrar as notas certas sem perder tempo rolando.

Personalizar Tipos de Nota

Os tipos de nota deixam você marcar cada nota com uma categoria, como Feedback de Entrevista, Ligação com Cliente ou Revisão Interna. Isso facilita filtrar, gerar relatórios e organizar tudo para o time.

🔒 Só pode criar, editar e definir tipos de nota quem tem acesso às Configurações Admin para Customização de Processo CRM no plano Business ou superior, ou papel de Admin no plano Pro.

Para adicionar um tipo de nota personalizado:

Vá até Configurações Admin e clique em Personalização de Tipo de Nota dentro de Customização de Processo CRM.
Clique em Personalizar no topo da página.
Clique em Adicionar Novo Status e digite o nome do tipo de nota (até 50 caracteres).
Se quiser que esse seja o padrão sempre que uma nota nova for adicionada, marque a caixa ao lado.
Clique em Salvar Status para finalizar. O tipo já aparece na lista ao adicionar notas.

📌 Observação: O número máximo de tipos de nota, chamada e reunião é 30.

Solução de Problemas

Problema: Não consegue criar um novo tipo de nota.

Causa provável: Você já está no limite de 30 tipos (notas, chamadas e reuniões).

O que checar: Confira os tipos já criados nas configurações.

Como resolver: Exclua ou junte tipos que não usa para liberar espaço, aí tente adicionar o novo tipo de novo.

Perguntas Frequentes

Posso adicionar notas em todos os tipos de registro no Recruit CRM?

Sim. Dá para colocar nota em Candidato, Contato, Empresa, Vaga e Negócio. Também é possível associar uma mesma nota a vários registros para aparecer em todos.

Meus colegas recebem notificação se forem mencionados em uma nota?

Sim. Quando você digita @ e escolhe o nome do colega na lista, ele recebe um e-mail com link direto para o registro.

Dá para alterar ou excluir uma nota depois de salvar?

Sim. Passe o mouse sobre a nota e use o menu dos três pontinhos para editar ou excluir. Lembre que excluir uma nota associada a vários registros tira ela de todos.

Qual a diferença entre adicionar uma nota e associar uma nota?

Adicionar nota cria uma anotação em um registro específico. Associar a nota faz ela aparecer em outros registros também, sem precisar criar de novo em cada lugar.

Conclusão:

Usar notas no Recruit CRM te ajuda a centralizar as informações, deixar o time alinhado e manter um histórico claro de todas as interações. Adicionando, associando, fixando e personalizando notas, além de aproveitar filtros e ações em lote, você gerencia seus processos com mais eficiência e encontra facilmente o que precisa.

Se tiver dúvidas sobre adicionar notas ou personalizar tipos de nota, clique no ícone do chat no canto direito da tela para falar com o suporte.